Numérisez et archivez toute votre paperasse dans les nuages… (cela me rappelle quelque chose)

Des documents il y en a de partout. Qu’il s’agisse de factures, de fiches de paie, de contrats, de certificats, de quittances de loyer, de documents administratifs, de lettres que vous souhaitez conserver ou de toute autre papiers il est toujours fastidieux de les classer ou de les rechercher, d’autant plus qu’il existe maintenant des versions PDF (opérateurs télécoms par exemple) et des versions papier (l’administration). Que dire alors si vous êtes en déplacement loin de vos classeurs et que vous avez besoin rapidement d’un document, ou si par malheur un sinistre venait à les endommager.

Il y a quelques années nous avions travaillé sur ce sujet sur un projet appelé « NKT Services ». Ma société « Au pied d’Yggdrasil » en était « membre fondateur ». L’idée était de fournir un service administratif et comptable aux TPE et professions libérales, en recevant leurs appels téléphoniques et courriers, en les archivant physiquement et numériquement sur un serveur sécurisé après les avoir traité administrativement et comptablement. Bref l’idée était de prolonger l’idée de l’informatique (Au pied d’Yggdrasil) à ce qui était tracas administratifs (NKT Services). Le projet n’a malheureusement pas eu de suite, mais c’est un sujet qui m’a toujours semblé d’actualité. 

Prospectus original de NKT Services : brochure_nkt_72.pdf
Graphiquement nous y avions travaillé avec Koutek Design.

J’ai eu la surprise de découvrir récemment un service du nom de Xambox qui m’a rappelé, à sa manière et partiellement, notre idée et cela m’a fait plaisir. L’idée est simple : archiver numériquement tout vos documents dans les nuages (« cloud ») c’est à dire sur des serveurs sécurisés en ligne. Ainsi vous pouvez envoyer vos factures au format PDF sur votre espace personnel. Pour envoyer un document vous pouvez l’adresser par email en pièce jointe, le numériser depuis votre scanner s’il est compatible Twain et l’envoyer avec le logiciel dédié, ou l’imprimer en utilisant une imprimante virtuelle (comme un CutePDF pour ceux qui connaissent).

Là où il y a vraiment de l’idée c’est que vous pouvez opter pour l’achat d’un scanner estampillé Xambox qui numérisera et enverra vos documents, mais qui en plus les classera par intercalaires. Votre espace personnel vous permettant de localiser l’intercalaire correspondant au document recherché. Sur votre espace personnel vous pouvez également effectuer une recherche le contenu de vos documents PDF étant indexé (c’est l’avantage de ce format). Enfin, j’ai noté que cet espace personnel était disponible depuis un mobile via un site web optimisé.

Je ne doute pas que ce service va rapidement se développer et corriger quelques options en fonction des retours de ses prospects et clients. Je vais donc apporter ma pierre à l’édifice. Je regrette, très fortement, l’absence des logiciels sur Macintosh. J’ai une imprimante réseau compatible et je ne peux pas utiliser de manager depuis Mac OS X Snow Leopard. Pour le moment j’utilise l’envoi par email, mais cela ne me convient pas forcément, en tout cas cela créé des étapes là où cela devrait en enlever. Je pourrais utiliser une machine virtuelle mais non… Je regrette également l’absence d’application iOS, certes il y a une version mobile mais on pourrait imaginer aller plus loin. Sur l’espace personnel en lui même, mis à part quelques bugs d’affichage sur Webkit (Safari / Chrome / RockMelt), je n’ai pas réussi à créer de dossiers ou de sous-dossiers. Je sais c’est archaïque, on devrait tout trouver via le moteur de recherche qui semble très performant pour ce que j’ai pu en voir. Le must aurait été un classement automatique en fonction du contenu du PDF.

• Les abonnements : Je vous invite à vous rendre sur cette page il y a une formule gratuite, une formule individuelle autour de 5 euros par mois (ce qui me semble très honnête), et une formule business. 
• Les scanners : Ils sont présents sur leur boutique ici. Je les trouve très onéreux pour un particulier. J’aurais préféré une formule de location ainsi qu’un modèle supplémentaire d’entrée de gamme. Pour ma part j’ai déjà un scanner.

J’ai aimé également les opérations favorisant la viralité, comme le parrainage (qui permet de gagner de l’espace supplémentaire) et le concours pour gagner des mois d’abonnement et un iPad.

A noter enfin qu’il s’agit d’une société française : http://corporate.xamance.fr/

A suivre !